تأسست في سنة 1968 هيئة التسجيل العام في التنومة ثم تغير اسم الهيئة إلى مديرية وحدة شؤون الطلبة في سنة 1986 وبعدها تغير اسمها إلى قسم شؤون الطلبة عام 1991 .

كان عمل القسم منذ نشأته يتضمن مركز تسلم وإرشاد جامعة البصرة استلام وتسليم الاستمارات الخاصة بالتقديم للقبول في الجامعات والمعاهد العراقية للطلبة المتخرجين من الدراسة الإعدادية بفروعها (العلمي والأدبي والإسلامي) حيث يبدأ العمل بهذا المركز عند ظهور نتائج الامتحانات الإعدادية للدور الأول ,حيث  يتوافد الطلبة ومدراء المدارس لاستلام استمارة التقديم ودليل الطالب وملحقاتها وتوضيح كيفية ملؤها وتسليمها إلى إدارات المدارس الإعدادية ومن ثم جلبها إلى قسم شؤون الطلبة من قبل إدارات المدارس بعد تثبيت درجات الطلبة وختمها ليبدأ العمل في تدقيقها في القسم وفرزها وختمها وإرسالها على شكل وجبات إلى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي / قسم القبول المركزي ويستمر العمل لغاية ظهور نتائج القبول ليبدأ مرحلة الاعتراضات للطلبة الذين لم يظهر لهم قبول أو تعديل ترشيح .

وحاليا” تم تشكيل لجان مركزية لاستقبال ومساعدة الطلبة في ملئ الاستمارة الالكترونية حيث تم تهيئة قاعة مجهزة بأجهزة الحاسوب ومعدة لهذا الغرض ولجان أخرى لمتابعة إدخال بيانات طلبة المدارس الإعدادية وإرسالها إلى وزارة التربية .

إن قسم شؤون الطلبة هو احد الأقسام المساندة الذي يشرف على مجموعة من البرامج والخدمات المساندة للعملية التعليمية بالجامعة والتي تهدف بمجملها إلى الاهتمام بالطلبة وتهيئة البيئة المناسبة لهم للتحصيل العلمي ,حيث يتولى القسم الإشراف على الشؤون الخاصة بالطلاب في كليات الجامعة وتنفيذ التعليمات والضوابط الخاصة بشؤون الطلاب (نقل ,تعديل ترشيح ,استضافة ,امتحان من 100% , نقل من خارج العراق ,….الخ)

كما يتم تدقيق وثائق الطلبة المقبولين في الكليات وللدراستين الصباحية والمسائية ولجميع قنوات القبول في الجامعة ,أيضا” يقوم القسم من خلال شعبة الثلاثة (الإدارية ,القبول ,التدقيق)

بمتابعة أمور الطلبة من تاريخ قبولهم ولحين تخرجهم ويقوم القسم بإصدار صحة صدور وثائق الطلبة الخريجين في مختلف وزارات ودوائر الدولة .

كذلك قيام القسم بإعداد خطة القبول للدراسات الأولية الصباحية والمسائية بالتعاون مع الكليات لعرضها على مجلس الجامعة للمصادقة عليها وإرسالها إلى الوزارة .

الرؤية المستقبلية لقسم شؤون الطلبة:

التميز والريادة في الأنشطة والخدمات الطلابية.

 

رسالة قسم شؤون الطلبة:

تقديم أنشطة وخدمات طلابية متميزة لتخريج كوادر ذات مهارات عالية وقادرة على التنافس من خلال توفير نظم ولوائح عالية الجودة وبنية أساسية وتجهيزات فائقة ومن أفضل المواصفات العالمية .

 

القيم الجوهرية لقسم شؤون الطلبة:

– الجودة والريادة العالمية:-

العمل على تحديث الأنظمة والآليات لتحقيق الجودة والريادة وفق أفضل الممارسات في الجامعات الرائدة في مجال الأنشطة والخدمات الطلابية .

2- المشاركة والعمل بروح الفريق:-

يلتزم قسم شؤون الطلبة بالتشاور مع جميع الإطراف المعنية وإتاحة الفرص للجميع لإبداء رأيه تجاه القضايا المشتركة .

3– العدالة والنزاهة :-

يلتزم القسم بتطبيق مبادئ العدالة الاجتماعية والنزاهة والمساواة وتكافؤ الفرص والتنوع الثقافي والفكري .

4– الشفافية والمساءلة:-

يعمل القسم على متابعة وتقييم الأداء من خلال إنشاء نظم رقابية تحقق الشفافية والمساءلة.

 

الأهداف الإستراتيجية لقسم شؤون الطلبة :

1- تحقيق الجودة في كافة الأنشطة والخدمات والنظم والتعليمات.

2- الابتكار والتجديد المستمر

3- تطوير الإعلام الخاص بالقسم

4- رفع الوعي لدى الموظفين بالحقوق والواجبات .

5- رعاية  ذوي الاحتياجات الخاصة .

6- رعاية الطلبة غير العراقيين.

7- تطوير التعليمات والأنظمة الطلابية .

 

المهام التي تقوم بها شعب قسم شؤون الطلبة :

شعبة التدقيق

يتضمن عمل شعبة التدقيق في قسم شؤون الطلبة تدقيق الوثائق من وحدتين :

  • وحدة صحة الصدور
  • وحدة تدقيق الوثائق

 

أولا: وحدة صحة الصدور

  وهي الوحدة المتخصصة في تدقيق وثائق الخريجين للدراسة الاولية حيث يتم تزويدنا بنسخ ملونة من وثائق الخريجين  لكليات الجامعة كافة من منتسبي الدوائر في محافظة البصرة او محافظات العراق  او من الذين يتقدمون للقبول في الدراسات العليا ( الماجستير والدكتوراه ) في الجامعات العراقية او الجامعات خارج العراق وكذلك الذين تم تعينهم حديثاً ويعتبر كتاب صحة الصدور بمثابة تأكيد لصدور  الوثيقة وبنفس أهميتها لكونه يحمل رقمها وتاريخها ويرفق اضافة الى كتاب استمارة صحة صدور  التي تبين  مراحل سير الوثيقة حتى الوصول الى الاجابة النهائية  بصحة صدورها او عدمه 0

ومن الجهات التي تطلب صحة الصدور مديرية التربية في محافظة البصرة  وبقية المحافظات وشركات النفط  في الجنوب  والوسط  ودوائر الصحة  والرقابة  المالية   ومجلس المحافظة  وهيئة النزاهة  وجهاز المخابرات  ومديرية كهرباء البصرة  والمحافظات الأخرى ومؤسسة الشهداء وغيرها  من الدوائر اضافة الى السفارات والملحقيات الثقافية خارج العراق .

اما في حالة عدم صحة صدور الوثيقة فيتم مفاتحة الجهات المختصة للقيام بالإجراءات القانونية اللازمة .

ثانياً: وحدة تدقيق الوثائق

وهي الوحدة المتخصصة في تدقيق وثائق الطلبة المقبولين في كليات الجامعة كافة قبولاً مركزياً ومن الفرعين العلمي والادبي  والفرع الاسلامي  والفرع المهني  وتكون اما عن طريق لجنة مركزية تشكل في قسم شؤون الطلبة  يتم التدقيق بموجبها  في قسم شؤون الطلبة وفق سجل الاساس الذي زودتنا به الوزارة او عن طريق ارسال مخولين من الكليات الى مقر الوزارة للتدقيق فيها .

وفي كالتا الحالتين يتم تزويد الكلية بمحضر تدقيق موقع  ومختوم ومرفقة قوائم بأسماء الطلبة في ذلك العام  وللدراستين الصباحية والمسائية اضافة الى تدقيق وثائق الطلبة المقبولين  للسنوات السابقة في الدراسة المسائية حصراً وللعام 2003 صعوداً .

اما في حالة عدم صحة صدور الوثيقة او اختلافها عن سجل الأساس فيتم تبليغ الوزارة وكذلك وزارة التربية  بموجب استمارة  صحة صدور  ليتم التحقيق فيها وتزويدنا بنتيجة التحقيق  لاتخاذ اللازم  وإلغاء قبول الطلبة وتعميم أسماؤهم  على كليات الجامعة وعدم قبولهم للدراسة مستقبلاً .

 

شعبة القبول

تتألف شعبة القبول من ثلاث وحدات :

  • وحدة القبول والنقل .
  • وحدة الشهادات المعادلة والنقل من خارج العراق .
  • وحدة التدريب الصيفي.

 

المهام التي تقوم بها شعبة القبول:

 

  1. تعمل الشعبة على توزيع الطلبة المقبولين الجدد من قبل وزارة التعليم العالي والبحث العلمي/القبول المركزي على كليات جامعتنا من كل عام دراسي جديد وقبول الـ5% الأوائل على الاعداديات المهنية وكذلك الـ10% الاوائل على المعاهد التقنية وقبول خريجوا الإعدادية الإسلامية .
  1. متابعة معاملات الاعتراض وتعديل الترشيح والنقل والاستضافة وخطة القبول للكليات 0وكذلك متابعة النقل والاستضافة وتعديل الترشيح للطلبة الموجودين للفترة من1/7ولغاية31/8من كل عام دراسي وللدراستين الصباحية والمسائية وكذلك نقل الطلبة الاوائل على الكليات الى كليات ذات متطلبات اعلى وبالتنسيق مع الوزارة.
  1. متابعة المخاطبات الوزارية وتنفيذ الاوامر الخاصة بإعادة الطلبة المرقنة قيودهم وامتحانات الدور التكميلي والعبور واداء الامتحانات من100% للطلبة العسكريين وفق قرار437لسنة 1989ومتابعة الحالات الخاصة لبعض الطلبة مابين الكليات والوزارة.
  1. متابعة قبول أصحاب الشهادات المعادلة والنقل من خارج العراق حول صحة صدور وثائقهم من الجهات المانحة عن طريق الوزارة/دائرة المفتش العام وكذلك متابعة الوحدة صحة صدور وثائق الإعدادية لهؤلاء الطلبة ومتابعتها مع وزارة التربية/الشهادات التعادل .
  1. قبول ذوي الشهداء وإعفاءهم من الأجور الدراسية للدراسات المسائية وتأييد صحة صدور كتب الاستشهاد من الجهات المانحة لهم .
  1. قبول الموظفين المتميزين والمعلمين المجازين دراسيا”.
  1. تدقيق المحاضر التي تحال من أمانة مجلس الجامعة ووضع الحلول المناسبة لكل قضايا الشؤون الطلابية وفق الضوابط  الامتحانية النافذة 134لسنة 2000وتعديلاتها.
  1. العمل في اللجان الخاصة بتدقيق الاوامر الجامعية وكذلك متابعة عمل اللجان الامتحانية في الكليات ومتابعة عمل قاعدة البيانات للطلبة والارشفة ومعلومات عن الطلبة المزورين والزيارات الميدانية لكليات الجامعة كافة لمتابعة فقدان السجلات وتدقيق الماسترشيت ومتابعة عمل الاستمارة الالكترونية بالتنسيق مع مديرية تربية محافظة البصرة .

 

 

شعبة الادارة

تتألف شعبة الإدارة من ثلاث وحدات:

  • وحدة الإفراد.
  • وحدة الانترنت.
  • وحدة الأرشيف.

المهام التي تقوم بها وحدة الإفراد:

  • انجاز جميع الإحصائيات السنوية والشهرية التي تتعلق بموظفي قسمنا ومنها(ملاكات الموظفين,قاعدة بيانات بموظفي القسم ـ إعداد قوائم الحوافز, تأييدات للموظفين ـ استمارات الزوجية والسلف ـ استمارات إحصاء التعليم الجامعي السنوي تتضمن جداول إعداد الموظفين على الملاك الدائم والمؤقت وحسب الشهادة والعنوان الوظيفي – إعداد تقارير واقع حركة التشغيل لكل سنة والملفات التقويمية السنوية لكل موظف ـ  وانجاز استمارة مفاضلة لغرض ترفيع الموظفين بالنسبة للموظفين الذين يستحقون الترفيع لكل سنة.

 

وتزويد الشؤون الإدارية/شعبة التقاعد بموقف شهري عن المتغيرات التي تطرأ على استمارة التوقيفات التقاعدية لبعض موظفي قسمنا في حالة صدور أوامر الترفيعات والعلاوات بالإضافةإلى قرص(CD)لجميع استمارات موظفي القسم واستلام وتسليم الرواتب الشهرية لموظفي القسم.

 

  • إصدارالأوامر التي تتعلق بالموظفين من انفكاك ومباشرة وإجازات وتشكيل لجان وتأشير العلاوات والترفيعات في سجل الموظفين والإجابة على جميع التعاميم التي تردنا من رئاسة الجامعة.

 

  • العمل في اللجان الخاصة بتدقيق الأوامر الجامعية والزيارات الميدانية لكليات الجامعة كافة لمتابعة فقدان السجلات وتدقيق الماسترشيت ومتابعة عمل الاستمارة الالكترونية بالتنسيق مع مديرية تربية محافظة البصرة0
  • الإعمال التي تقوم بها وحدة الأرشيف هو أرشفة الكتب الصادرة والواردة ضمن جهاز الأرشفة بالنسبة للبريد العادي والسري وتوريد الكتب الصادرة والواردة السرية والعادية بالإضافةإلى تحضير الأوليات وتصوير الكتب وإرسالهاإلى الجهات المعنية وحفظ الاوليات0

 

 

  • تقوم وحدة الحاسبة بطبع الكتب الرسمية العادية والسرية والتي تخص نقل-استضافة عدم ممانعة-صحة صدور- الطلبة المنقولين من خارج القطر وأصحاب الشهادات المعادلة – كتب السماح – تعديل ترشيح – استفسارات الى الوزارة بالإضافةإلى محاضر السيد رئيس الجامعة والتعاميم والاحصائيات.

 

 

المهام التي تقوم وحدة الانترنت:-

  • ارسال واستلام البريد الالكتروني من والى (وزارة التعليم العالي والبحث العلمي, رئاسة جامعة البصرة ,الجامعات العراقية, الملحقيات الثقافية العراقية ,…..الخ)
  • الارشفة الالكترونية للكتب الخاصة بقسم شؤون الطلبة الصادرة والواردة العادية.